Las Reservas XL son solicitudes de reserva para grupos grandes (a partir del umbral que configures, 20 personas por defecto), normalmente asociadas a eventos, celebraciones o reuniones corporativas. A diferencia de las reservas estándar, requieren un proceso de gestión comercial: cotización, coordinación de detalles especiales y confirmación caso por caso.
¿Cómo se generan las Reservas XL?
Las Reservas XL se originan cuando un potencial cliente realiza una consulta a través de alguno de los canales de contacto del restaurante (sitio web, redes sociales o canales de mensajería) solicitando información para organizar un evento o una reserva para un grupo grande.
Cuando el sistema detecta esta oportunidad, le solicita al cliente que deje sus datos de contacto y algunos detalles iniciales del evento. Esta información permite que el equipo del restaurante pueda dar seguimiento de manera organizada.
Configuración de Reservas XL
Desde el backoffice podés controlar si el agente captura leads de grupos grandes y a partir de cuántas personas una reserva se considera XL. Antes este umbral estaba fijo en 20 personas; ahora es configurable.
Acceso: entra a Configuración > Reservas XL (ruta: /settings/bookings-xl).
Estado — Reservas XL activas
Interruptor para activar o desactivar la funcionalidad. Cuando está apagado, el agente deja de ofrecer y de capturar reservas XL: los grupos grandes se tratan según las reglas estándar de tus turnos, sin derivarse al pipeline comercial.
Umbral XL — A partir de
Define la cantidad de personas a partir de la cual una reserva se considera XL. El valor por defecto es 20 personas, pero podés ajustarlo a lo que tenga sentido para tu operación (por ejemplo, bajarlo si tu salón es chico, o subirlo si trabajás eventos grandes con frecuencia).
Ajustá el estado y/o el umbral y hacé clic en Guardar cambios.
Relación con el máximo de comensales del turno
Es importante no confundir dos configuraciones distintas:
Umbral XL (Configuración > Reservas XL): a partir de cuántas personas una reserva se considera XL y entra al pipeline comercial.
Máx. comensales por reserva (Centro de turnos): el grupo máximo que ese turno acepta de forma estándar.
Para que el agente se comporte de forma coherente, ambos valores deberían estar alineados. Si el máximo del turno es menor al umbral XL, los grupos que superen ese máximo podrían ser rechazados antes de llegar a contar como XL. Gracias a esta configuración, en lugar de rechazar de plano a un grupo que supera el máximo de un turno, el agente lo deriva al flujo de Reservas XL como lead comercial.
Vista del módulo Reservas XL en el backoffice
Para acceder, en el backoffice entra a Reservas XL (ruta: /bookings-xl). Esta pantalla concentra todos los leads de grupos grandes que llegaron al sistema, organizados como un pipeline comercial.
Filtros
Canal: filtra los leads por el canal por el que ingresaron (Sitio web, WhatsApp, Instagram).
Búsqueda: busca por nombre del cliente, teléfono o palabra clave para encontrar un lead específico.
Tabs
Todos: muestra todos los leads del período, sin importar el estado.
Pendientes: leads que todavía no fueron gestionados o que están en proceso de evaluación.
Confirmados: leads que se transformaron en reserva formal.
Columnas de la tabla
Cada lead aparece como una fila con la siguiente información:
Comensales: cantidad de personas estimadas para el evento.
Canal: por dónde llegó el lead.
Ticket prom.: ticket promedio estimado en base al perfil del lead y al menú.
Revenue potencial: facturación estimada si el evento se concreta (comensales × ticket promedio).
Cómo gestionar un lead desde el backoffice
En la pantalla de Reservas XL, identifica el lead que vas a trabajar. Conviene priorizar por Revenue potencial.
Haz click sobre el lead para abrir su detalle.
Revisa la información cargada: cantidad de comensales, fecha tentativa, tipo de evento, comentarios del cliente.
Contacta al cliente por el canal que prefiera para:
Confirmar cantidad de personas.
Validar fecha y horario.
Acordar menú, espacio, presupuesto y necesidades especiales.
Actualiza el estado del lead según el resultado:
Reserva confirmada: el evento se concreta. El lead se transforma en reserva formal dentro de la lista de reservas.
Oportunidad perdida: el evento no se concreta. Indica el motivo correspondiente (eligió otro lugar, sin disponibilidad, no respondió, canceló, solo consultaba, otros). Esto alimenta el reporte de Motivos de pérdida en Analytics de Reservas XL.
¿Por qué es importante gestionar las Reservas XL?
Las Reservas XL representan oportunidades de alto valor para el restaurante: implican un mayor número de comensales y un ticket promedio significativamente más alto. Contar con un proceso ordenado de seguimiento permite:
No perder oportunidades comerciales por falta de seguimiento.
Centralizar las consultas de eventos en un mismo lugar.
Dar atención profesional y consistente a cada cliente.
Obtener información de conversiones y pérdidas para mejorar el proceso comercial.
Planificar la operación con anticipación.
Tips:
Define internamente un SLA de respuesta para Reservas XL (por ejemplo: contactar todo lead en menos de 2 horas). El tiempo a confirmar es una métrica clave que se mide en Analytics de Reservas XL.
Asigna un responsable comercial dedicado si el volumen de leads XL es alto.
Registra siempre el motivo de pérdida cuando descartes un lead. Es la data más valiosa para mejorar la conversión a futuro.
Revisá que el Umbral XL y el Máx. comensales por reserva de tus turnos estén alineados para evitar rechazos no deseados.
Las Reservas XL funcionan como un puente entre una consulta inicial y la concreción de un evento, asegurando que cada oportunidad reciba la atención adecuada.