¿Cómo funciona Bookings?
El sistema funciona a través de tres grandes componentes:
1. Canales de toma de reservas
Las reservas pueden llegar desde distintos puntos:
Formulario de reservas del website
El cliente completa un formulario creado y configurado por el equipo, eligiendo fecha, horario, cantidad de personas y dejando sus datos de contacto.Agente (WhatsApp e Instagram)
El agente puede tomar reservas mientras conversa con el cliente. Este flujo depende de las integraciones activas y de la disponibilidad configurada.Carga manual y walk-ins
El equipo puede crear reservas manualmente, ya sea por llamadas telefónicas, mensajes externos o clientes que llegan sin reserva previa (walk-ins).
2. Backoffice de gestión
Todas las reservas se centralizan en el backoffice:
Lista de reservas: visualiza todas las reservas con su información clave.
Agenda de reservas: muestra las reservas en formato calendario (mes, semana o día).
Centro de turnos: define la disponibilidad futura para que el agente pueda tomar reservas correctamente.
3. Clientes y conversaciones
Bookings también integra:
Lista de clientes: base histórica de clientes que realizaron reservas.
Chats del agente: conversaciones activas donde el agente interactúa con clientes, asistido por IA, y gestiona reservas.
¿Para qué sirve la herramienta de Reservas?
La herramienta de Reservas permite:
Centralizar todas las reservas en un solo sistema
Reducir errores operativos
Visualizar disponibilidad en tiempo real
Facilitar la toma de reservas desde canales conversacionales
Tener trazabilidad completa de clientes y reservas
Impacto de un turno dentro del sistema de Reservas
Una vez que un turno (reserva) es generado en el sistema, no se trata solo de un registro aislado: tiene impacto directo en múltiples componentes de la operación y flujo de trabajo de la plataforma. Esto es clave para entender cómo funciona el módulo de reservas dentro de RAY.
1. Afecta la disponibilidad operativa
La reserva ocupa un espacio/horario en la agenda, bloqueando esa franja para otros clientes o walk-ins. Esto asegura que el sistema muestre a los usuarios únicamente horarios libres y evita solapamientos no deseados en la operación.
2. Se refleja en la agenda y gestión del Backoffice
Cada turno ingresado —ya sea desde el sitio web, desde el agente (WhatsApp, Instagram) o manualmente en el Backoffice— queda registrado en la Agenda de Reservas. Allí puede visualizarse, editarse o cancelarse según necesidad, y su estado impacta la vista operativa diaria.
3. Contribuye a las métricas y analíticas
Los turnos son utilizados para construir reportes y métricas sobre ocupación, no-shows, eficiencia y uso de horarios. Esto permite tomar decisiones informadas sobre horarios de mayor demanda y estrategias de atención.
En síntesis, un turno no solo es una cita programada, sino un elemento que impacta la disponibilidad, la operación diaria, la experiencia del cliente y las métricas del negocio, lo que hace que su gestión sea central para el correcto funcionamiento del sistema de Reservas.
En resumen
Bookings es el núcleo de la gestión de reservas del negocio. Conecta el website, los canales de mensajería y el backoffice en un único flujo, permitiendo una operación ordenada, clara y escalable.