Para dejar tu plataforma RAY operativa —Sara respondiendo en WhatsApp, tu sitio web publicado y tus turnos sincronizados— necesitamos completar 7 puntos.
Algunos dependen de accesos que solo vos podés darnos. Otros los configuramos en conjunto durante la llamada de onboarding.
Recomendación: revisá esta lista antes de la primera reunión. Cuanto antes lleguen los accesos, antes salimos a producción.
Resumen del checklist
# | Qué | Quién lo hace | Qué necesitamos |
1 | Meta Business + número de WhatsApp | Cliente | Cuenta creada y número disponible |
2 | DNS del dominio | Cliente | Acceso al proveedor (GoDaddy, Namecheap, etc.) |
3 | Google Business Profile | Cliente | Invitación a listings@rayapp.io |
4 | Google Analytics | Cliente | Acceso a joaquin@rayapp.io |
5 | Volumen de turnos por canal | Cliente | Números de los últimos meses |
6 | Agendas + Google Calendar | En conjunto | Definir modo y conectar calendarios |
7 | Servicios, precios y promos | En conjunto | Listado de servicios vigentes |
1. Crear la cuenta de Meta Business y conectar el número de WhatsApp
Por qué lo necesitamos: Sara atiende a tus pacientes a través de la API oficial de WhatsApp. Sin una cuenta de Meta Business y un número habilitado, no hay agente.
Qué hacer:
Crear una cuenta en business.facebook.com. Si la clínica ya tiene una, sirve.
Definir qué número de teléfono va a usar Sara.
Darnos acceso a la cuenta de Meta Business, o completar la conexión con nuestro equipo durante la llamada.
Importante sobre el número:
Puede ser un número nuevo o uno que ya tengas.
Si el número ya está en uso en la app de WhatsApp o WhatsApp Business, hay que eliminarlo de esa app antes de conectarlo. El número pasa a vivir en la API oficial, no en el celular.
Tiene que poder recibir un SMS o una llamada de verificación.
No puede estar vinculado a otra cuenta de WhatsApp Business API.
El número que elijas es el que van a ver tus pacientes. Conviene definirlo con el equipo antes de arrancar.
2. Acceso al proveedor de DNS
Por qué lo necesitamos: publicamos tu sitio web en tu propio dominio. Para eso hay que apuntar los registros DNS a nuestros servidores.
Qué hacer:
Identificar dónde está registrado el dominio: GoDaddy, Namecheap, Name.com, Hostinger, Cloudflare, DonWeb, NIC.ar, etc.
Enviarnos el acceso al panel del proveedor, o coordinar una llamada corta para hacer los cambios juntos.
Si preferís no compartir el acceso, te pasamos los registros exactos (tipo A / CNAME) para que los cargues vos.
No tocamos correos ni otros servicios del dominio. Solo modificamos los registros necesarios para el sitio web.
Si no sabés dónde está alojado el dominio, avisanos y lo averiguamos juntos.
3. Acceso a Google Business Profile
Por qué lo necesitamos: desde ahí gestionamos la ficha de la clínica en Google (Maps y Búsqueda) y las reseñas que Sara puede solicitar y responder.
Qué hacer:
Entrar a business.google.com.
Ir a Configuración → Personas y acceso (o "Usuarios").
Agregar el correo listings@rayapp.io.
Asignar el rol de Administrador.
Si tenés varias sucursales, agreganos al grupo o cuenta que las contiene: así quedan todas habilitadas de una vez.
4. Acceso a Google Analytics
Por qué lo necesitamos: medimos tráfico, conversiones y de dónde vienen los turnos que entran por el sitio.
Qué hacer:
Entrar a analytics.google.com.
Ir a Administrar (engranaje, abajo a la izquierda) → Gestión de acceso a la propiedad.
Agregar el correo joaquin@rayapp.io.
Asignar el rol de Editor (o Analista si preferís no dar permisos de edición).
Si todavía no tenés Google Analytics configurado, lo creamos nosotros. Solo avisanos.
5. Informar la cantidad de turnos por mes y por canal
Por qué lo necesitamos: es la línea de base. Sin ella no podemos medir cuánto creció la clínica con RAY.
Qué necesitamos: los últimos 3 meses (o lo que tengas a mano), separados por canal.
Canal | Turnos / mes |
| |
Teléfono |
|
Instagram / Meta |
|
Sitio web |
|
Presencial (walk-in) |
|
Otros (derivaciones, obras sociales) |
|
Total |
|
No hace falta que sea exacto. Un número aproximado alcanza: lo que importa es el volumen total y la mezcla entre canales.
6. Configurar las agendas e integrar Google Calendar
Por qué lo necesitamos: es de donde Sara lee la disponibilidad y donde escribe los turnos que agenda.
Dónde: Sucursales → [tu sucursal] → Turnos
a) Modo de agenda
Una sola agenda: toda la sucursal comparte un calendario. Ideal para clínicas con un solo consultorio o equipo.
Varios recursos: cada profesional o equipo tiene su propia agenda.
b) Al reservar
El sistema asigna: Sara reparte el turno entre los recursos libres.
El cliente elige: Sara ofrece elegir con quién agendar.
c) Cargar los recursos / profesionales
Para cada profesional:
Completar Nombre y Tipo (Profesional, Equipo, etc.).
Tildar "El cliente puede elegirlo" si querés que aparezca como opción al reservar.
Tildar "Sara dice su nombre" si querés que Sara lo mencione por nombre en la conversación.
Conectar su Agenda propia (Google Calendar).
Tocar Guardar recurso.
Ojo: mientras un recurso figure como "Borrador · sin agenda", Sara no lo ofrece. Recién queda activo cuando su Google Calendar está conectado.
Y no te olvides de tocar Guardar en la sucursal: el modo de agenda se guarda ahí, no en el recurso.
7. Configurar los servicios
Por qué lo necesitamos: es lo que Sara ofrece y cotiza. Si no está cargado, no lo puede vender.
Dónde: Sucursales → [tu sucursal] → Estrategia de venta de Sara
Zonas y precios (internos, no se publican)
Por cada zona o servicio:
Zona + sinónimos → los sinónimos permiten que Sara entienda al paciente aunque lo escriba distinto (ej.: reducción / reduccion).
Categoría → cuerpo, rostro, etc.
Sesiones / pack → cuántas sesiones incluye el pack.
Precio pack ($) → precio del pack completo.
Sesión ($) → precio por sesión suelta.
1ª gratis → si la primera sesión es sin cargo.
Activo → si está desactivado, Sara no lo ofrece.
Paquetes y planes
Combos con precio cerrado: qué incluye, cuántas sesiones y a qué precio.
Promociones
Sara solo ofrece las promos vigentes y activas. Cargá siempre la fecha de "Vigente hasta".
Estrategia de venta de Sara
Define cómo ofrece los servicios, combos y promos cuando alguien consulta. Si no la personalizás, usa el default de la clínica.
Tip: cuanto mejor cargados estén los sinónimos, mejor interpreta Sara lo que pide el paciente.
¿Qué pasa después?
Revisamos toda la configuración en conjunto.
Validamos que Sara responda correctamente en un entorno de prueba.
Salimos a producción.
¿Dudas con algún paso? Escribinos por el chat y te ayudamos.